Cómo evitar el overbooking en Airbnb, Booking y tu web

Tienes un apartamento turístico o una casa rural en Airbnb y en Booking, y quieres empezar a recibir reservas directas desde tu web para no pagar comisión. La duda es siempre la misma, el overbooking: ¿y si alguien reserva en Booking unas fechas que ya estaban cogidas en Airbnb?

Por suerte, tiene solución.

Cómo se sincronizan los calendarios de Airbnb y Booking

Airbnb, Booking y la mayoría de plataformas permiten exportar e importar el calendario de un alojamiento con un enlace especial (un archivo iCal). La idea es sencilla:

• Cada plataforma publica qué fechas tiene ocupadas.
• Las demás leen ese enlace cada cierto tiempo y bloquean esas fechas.
• Tu web hace lo mismo: lee los calendarios de Airbnb y Booking y les ofrece el suyo.

Así, una reserva en cualquiera de los tres sitios acaba bloqueando esas fechas en los otros dos.

Lo que conviene saber del overbooking en Airbnb y Booking

La sincronización por calendario no es instantánea. Las plataformas leen los calendarios de las demás cada cierto tiempo, normalmente cada pocas horas. Durante ese rato hay una ventana pequeña en la que dos personas podrían reservar las mismas fechas en sitios distintos.

En la práctica pasa muy poco, porque tienen que coincidir dos reservas de las mismas fechas en pocas horas. Pero conviene saberlo y protegerse.

Cómo reducir el riesgo de overbooking en Airbnb y Booking

• Un solo calendario de referencia. Bloquea fechas siempre desde el mismo sitio y deja que se repartan solas. En cambio, si bloqueas a mano en cada plataforma, tarde o temprano se te olvida una.
• Preaviso mínimo. Airbnb y Booking permiten exigir unos días de antelación. Con uno o dos días, las reservas de última hora no pillan a la sincronización a medias.
• Revisar al recibir una reserva de fechas muy próximas, sobre todo en temporada alta.
• Conectar todas las plataformas en las que estés, no solo dos. Una que quede fuera es un agujero.
• Comprobar de vez en cuando que los enlaces siguen funcionando. Si cambias algo en una plataforma, a veces el enlace cambia.

¿Y los channel managers?

Hay programas de pago, los channel managers, que conectan directamente con las plataformas y actualizan casi al instante. Para hoteles o para quien gestiona muchos alojamientos tienen sentido. Para uno o pocos alojamientos, la sincronización por calendario suele bastar y no tiene cuota mensual.

Por qué merece la pena tener tu propia web

Cada reserva directa es una reserva sin comisión de plataforma, y un huésped que puede volver a reservar contigo directamente. Te explico el resto en reservas directas para tu alojamiento.

Cómo lo hago yo

La web para alojamientos de Nueva Página lleva un calendario de reservas propio sincronizado con Airbnb y Booking, que se pone al día cada pocas horas, y la configuración inicial en tus cuentas de Airbnb y Booking va incluida. Desde tu panel ves las reservas de la web y bloqueas fechas. Cuesta 899 € + IVA en un pago único, sin cuota por la sincronización; lo tienes todo en web para alojamientos.

Qué hacer si ya se ha producido un overbooking

Si a pesar de todo coinciden dos reservas, actúa en cuanto lo veas. Primero, mira cuál llegó antes: normalmente es la que se mantiene. Después, escribe enseguida al otro huésped, explícale lo ocurrido y ofrécele alternativas, como otras fechas o un alojamiento cercano.

Ten en cuenta que las plataformas pueden penalizar las cancelaciones del anfitrión, así que conviene revisar sus normas antes de cancelar nada. Airbnb explica en su centro de ayuda cómo sincronizar tu calendario con otras webs, y es buena idea comprobar ese enlace de vez en cuando. Por último, apunta qué falló: un enlace roto, un bloqueo manual o una reserva de última hora. Así, el siguiente overbooking será mucho más difícil. Tienes más ideas en reservas directas para tu alojamiento.

Preguntas frecuentes

¿Puedo sincronizar también con otras plataformas?

Si la plataforma permite exportar e importar el calendario por enlace iCal, sí. Casi todas las grandes lo permiten.

¿Qué pasa si aun así hay overbooking entre Airbnb y Booking?

Lo ves en cuanto llega la segunda. Lo normal es contactar con el huésped y cancelar una, como haría cualquier alojamiento. Con preaviso mínimo es muy raro que ocurra.

¿Tengo que tocar algo técnico?

No. Los enlaces se configuran una vez al principio y desde entonces funcionan solos.

¿Cuánto cuesta una web que sincronice Airbnb y Booking?

En Nueva Página, 899 € + IVA en un pago único, con la configuración inicial incluida y sin cuota por la sincronización. Lo tienes en web para alojamientos.